POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES BE PRAC S.A.S.

Teniendo en cuenta los servicios que presta BE PRAC S.A.S., sociedad debidamente constituida y existente bajo las leyes de la República de Colombia como sociedad por acciones simplificada y con NIT. 900.999.019-1 (en adelante, “PRAC”) resulta indispensable para esta recolectar, almacenar, usar y compartir información sobre los Usuarios (según se define más adelante) de su Plataforma Online, así como de sus Instalaciones.

Sus datos personales son importantes para nosotros, queremos que se sienta seguro al momento de adquirir nuestros servicios a través de nuestra Plataforma Online o en nuestras Instalaciones.

A continuación describimos la forma como protegemos su privacidad, en razón de las visitas y uso de los servicios ofrecidos a través nuestra Plataforma Online o en nuestras Instalaciones.

PRAC no recolecta información sin su autorización. Si no está de acuerdo con esta política de tratamiento del dato, le solicitamos no utilizar los servicios de esta Plataforma Online.

Esta política es válida y aplica para aquellas personas que adquieran servicios en nuestra Plataforma Online o directamente en nuestras Instalaciones y sus datos sean recolectados.

1. Definiciones

“Autorización” Es el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales, el cual se da con la aceptación de los términos y condiciones y la presente Política de Privacidad;

“Base de Datos” Es el conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;

“Dato Personal” Es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Estos datos se clasifican en sensibles, públicos, privados y semiprivados.

“Dato Personal Sensible” Es información que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, entre otros).

“Dato Personal Público” Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política, y todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, registros públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva, los relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Son públicos los datos personales existentes en el registro civil y en el registro mercantil de las Cámaras de Comercio (Artículo 26 del C.Co).

Estos datos pueden ser obtenidos y ofrecidos sin reserva alguna y sin importar si hacen alusión a información general, privada o personal.

“Dato personal privado” Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para la persona Titular del dato. Ejemplos: libros de los comerciantes, documentos privados, información extraída a partir de la inspección del domicilio.

“Dato personal semiprivado” Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como, entre otros, el dato referente al cumplimiento e incumplimiento de las obligaciones financieras o los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social.

“Datos Especiales” Hace referencia al tratamiento de datos de Niños, Niñas y Adolescentes y el tratamiento de Datos Sensibles.

“Encargado del tratamiento” Es la persona que realiza el tratamiento de datos por cuenta del Responsable del tratamiento.

“Información Estadística” Es la información que PRAC podrá recopilar en desarrollo de alguno de sus proyectos. Dicha información no necesariamente es de carácter personal, ni puede identificarlo como individuo, sino que corresponde a datos genéricos, tales como: género, edad, estrato, intereses particulares, entre otros que no permitirán la identificación de la persona.

“Información Persona de Identificación (IPI)” Es la Información Personal de Identificación y contacto de una persona, datos como nombre completo, tipo y número de identificación, fecha de nacimiento, domicilio, teléfonos, correo electrónico, imagen en movimiento o fotografías y datos biométricos.

“Información Personal No identificable (IPNI)” Es la Información Personal que de la forma como está organizada no permite identificarlo, y solo evidencia su condición frente a, por ejemplo, al sector financiero, es decir se trata de información anonimizada.

“Información Sensible” significa la información que en razón de la naturaleza de los servicios prestados, PRAC recolecta de sus usuarios y que en general puede reflejar su estilo de vida tal como estatus laboral, personas a cargo, estado civil, activos y pasivos.

“Instalaciones” Es el domicilio y todos los otros establecimientos que PRAC matricule ante la Cámara de Comercio de Bogotá.

“Niños o Menores de edad” Es cualquier individuo menor a 18 años, o cualquier otro límite establecido por las leyes de cada país.

“Política de Tratamiento del Dato” Son los lineamientos mediante los cuales PRAC, realiza el tratamiento de los datos personales recolectados por PRAC dentro del desarrollo de cualquiera de sus actividades de consultoría.

“Responsable del tratamiento” Es la persona que decide sobre, entre otras, la recolección y fines del tratamiento. Puede ser, a título de ejemplo, la empresa dueña de la bases de datos o sistema de información que contiene datos personales.

“Titular del dato” Es la persona natural a que se refieren los datos.

“Tratamiento” Es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales como, entre otros, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o supresión de esa clase de información.

“Transmisión” Es el tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro (transmisión nacional) o fuera de Colombia (transmisión internacional) y que tiene por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta o en nombre del Responsable.

“Transferencia” Es el envío de datos personales que realiza el Responsable o el Encargado desde Colombia a un Responsable que se encuentra dentro (transferencia nacional) o fuera del país (transferencia internacional). Por regla general, los Responsables de la información son los clientes de PRAC y PRAC es el Encargado del Tratamiento de datos personales.

“Titular” Es cualquier persona natural que accede a que sus datos personales sean tratados de acuerdo con la presente Política de Tratamientos de Datos y la Autorización otorgada.

2. Información que recolectamos

Para el desarrollo de las actividades de consultoría prestada por PRAC a sus clientes, y dentro de sus labores propias, realiza la recolección de datos personales de la siguiente forma:

Recolección datos de forma directa- Se refiere a la información que de manera directa es solicitada a las personas naturales titulares de datos personales, que, una vez realizada la autorización correspondeinte, nos entrega como condición indispensable para participar en los procesos de consultoría, toma de información y generación de estadísticas. Esta recolección puede tener a cambio una remuneración o no; dependerá del proyecto particular al que esté autorizando el uso de su información personal.

3. Qué uso le damos a información recolectada

La información recolectada nos permite prestarle nuestros servicios de manera adecuada y eficiente a terceras personas, que buscan realizar estudios de mercado con respecto a su actividad particular, con el fin de satisfacer sus necesidades. Adicionalmente nos permite completar estudios de mercado, incluirlo eventualmente en nuestras bases de datos, mantenerlo actualizado de cualquier información relacionada con la investigación. Lo anterior, sujeto al tratamiento de datos personales, a la autorización dada y al proyecto particular en el que participe el titular de los datos personales.

Los Datos Personales que recibamos tendrán las finalidades descritas en el numeral 10 del presente documento.

4. DatosSensibles

A efectos de prestar nuestros servicios, resulta necesario la recolección de algunos datos que por su naturaleza pueden evidenciar su estilo de vida. Tales datos pueden ser, pero sin limitarse, estatus laboral, personas a cargo, estado civil, activos y pasivos, etc. No obstante, le informamos que no es obligatorio que como titular de la información proporcione esta información.

5. Intercambio, transferencia y transmisión de la información

PRAC podrá suministrar la información y datos personales recolectados a las sociedades subsidiarias, filiales o afiliadas de PRAC, o a sociedades o personas naturales en Colombia o el exterior en las que PRAC confíe para que realicen el procesamiento de la información para el mejoramiento de los servicios o los procesos involucrados en el aprovisionamiento de los mismos.

Es entendido por el titular de los datos personales que, por regla general, PRAC es el encargado del tratamiento de la información y será el cliente de PRAC el responsable de la misma. En este sentido, todos y cada uno de los datos serán transmitidos al responsable de la información, quién contrato a PRAC para realizar el tratamiento correspondiente a determinado proyecto. De esta manera, es claro que se harán transferencias de datos personales entre el encargado de la información y el responsable.

6. Menores de Edad

En el evento que dentro de las consultorías realizadas por PRAC, sea necesario contar con información de menores de edad, esta en todo momento respetará su interés superior y se asegurará el respeto de sus derechos fundamentales.

Adicionalmente, PRAC obtendrá, previo al tratamiento de cualquier dato relacionado con menores de edad, la autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, donde se tendrá presente el previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, con respecto a la información que se le va a solicitar y su finalidad. Para la transferencia de esta información, no será necesario contar con datos personales que permitan identificar a los menores de edad. Con la información otorgada, podrá realizarse la consultoría y/o análisis de mercado sin necesidad de contar con la identidad del menor.

7. Seguridad de la Información

Los datos recolectados son almacenados de manera física en las instalaciones de PRAC y/o en servidores que se encuentran en Colombia o en bases de datos ubicados en la nube, que puede estar en el exterior. Actualmente, sus datos personales están protegidos mediante medidas razonables de seguridad física e informática que se ajustan a los estándares de la industria que protegen al sistema de ataques de terceros. Adicionalmente, como medidas de protección de los datos personales y demás información del titular de los datos personales, PRAC tomará las medidas que estén a su razonable alcance para evitar el acceso de personal no autorizado a dicha información. Para tales efectos, dará acceso restringido a dicha información únicamente a aquellos funcionarios que lo requieran, estando ellos obligados a respetar la privacidad y confidencialidad de la información. El Titular acepta expresamente esta forma de protección y declara que la considera conveniente y suficiente para todos los propósitos.

Adicionalmente la manipulación de información recolectada se realiza mediante estrictos procesos y metodologías de administración y retención de información los cuales están descritos en manuales de políticas internas sobre el manejo de la información.

PRAC utiliza medidas técnicas, tecnológicas y administrativas para proteger su información personal. No obstante, la efectividad de ningún sistema físico, tecnológico ni de transmisión de datos en Internet puede ser garantizada en un 100%. Por lo tanto en el caso en que usted detecte algún tipo de incidente de seguridad por favor notifique inmediatamente enviándonos un correo electrónico a [email protected] describiendo detalladamente el incidente para así poder proceder a tomar las medidas necesarias al respecto.

8. Derechos de los Titulares del dato

Usted como Titular tiene derecho a conocer, actualizar, rectificar y eliminar los datos personales de los cuales es Titular, mediante los procedimientos establecidos en la Ley 1581.

El Encargado del tratamiento y almacenamiento de la información personal del Titular es BE PRAC S.A.S., y en ocasiones, hará las veces de Responsable del tratamiento. Por regla general, el Responsable del tratamiento será un tercero, cliente de PRAC, y esta situación será informada al Titular de la información al momento de obtener su autorización para el tratamiento de su información.

En caso de tener dudas, consultas o reclamos en relación con el tratamiento de la información contenida en la base de datos, sea para corregir, actualizar o suprimir la misma o por advertir el incumplimiento por parte de PRAC de la normatividad de habeas data, le agradecemos, como Titular del dato personal, ponerse en contacto con nosotros a la dirección de correo electrónico mencionada en el punto anterior.

El reclamo deberá cumplir con lo dispuesto en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, tanto en su presentación y contenido como en el tiempo de respuesta al mismo por parte de PRAC.

En el caso en que usted considere que de alguna forma su interacción con nosotros presenta alguna irregularidad por favor notifique inmediatamente el problema contactándonos de conformidad con el siguiente procedimiento de contacto:

Enviándonos un correo electrónico a [email protected] donde nos describa claramente el(los) dato(s) suministrado(s) por usted que se encuentra(n) errado(s) para nuestra revisión y posterior contacto telefónico con el Titular, siempre y cuando este haya otorgado algún númeor de contacto para ello. El contacto telefónico es una medida de seguridad adicional antes de realizar los cambios solicitados por el Titular. Una vez verificados algunos datos del Titular y que se determinen correctos, se procederá a la corrección, adición o modificación más el envío de un correo de confirmación respectivo.

9. Procedimientos

9.1. Consultas

Los Titulares del dato podrán consultar su información personal que repose en cualquier base de datos de la compañía. PRAC le suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

La consulta será atendida, de conformidad con el procedimiento establecido en el manual de tratamiento interno de datos de PRAC y en la Ley, en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Para realizar una Consulta envíenos un correo electrónico a [email protected].

9.2. Reclamos.

El Titular del dato que considere que la información contenida en nuestra base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, podrá presentar un reclamo ante PRAC el cual será tramitado bajo las siguientes reglas junto con aquellas establecidas en el manual de tratamiento interno de datos de PRAC y en la ley:

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida BE PRAC S.A.S. a la dirección Calle 81 No. 11-08, oficina 606, Bogotá D.C., Colombia o al correo electrónico a [email protected], con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el titular presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al titular.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Para realizar un Reclamo haga clic aquí envíenos un correo electrónico a [email protected].

10.Finalidad del Tratamiento del Dato

Los fines para los cuales se solicitan sus datos personales, que incluyen pero no se limitan a datos personales privados e información sensible y dato biométrico tales como registros fotográficos, registros de voz y huella, corresponden a: i) Establecer comunicación entre PRAC y los Titulares para el análisis de datos; ii) Efectuar análisis de mercados; iii) Realizar el pago y/o devolución de los productos y servicios; iv) Auditar, estudiar y analizar la información recibida para mantener, aumentar y mejorar los productos y servicios así como para fines de mercadeo y publicidad, propios o de terceros; v) Asegurar el funcionamiento de los canales de venta de los Responsables del tratamiento; vi) Proteger los derechos de propiedad intelectual de PRAC, los de terceros y los de los Titulares; vii) Combinar los datos personales con la información que se obtenga de otros aliados o compañías o enviarla a los mismos con el propósito de proveer a los clientes de los Responsables del tratamiento una mejor experiencia de compra o mejorar la calidad de los productos y/o servicios; viii) Suministrar la información y datos personales a las sociedades subsidiarias, filiales o afiliadas a PRAC, o a sociedades o personas naturales en Colombia o el extranjero en las que PRAC confíe para que realicen el procesamiento de la información para el mejoramiento de los servicios o los procesos involucrados en el aprovisionamiento de los mismos; ix) Cuando la información deba ser revelada para cumplir con leyes, regulaciones o procesos legales, para asegurar el cumplimiento de los términos y condiciones, para detener o prevenir fraudes, ataques a la seguridad de PRAC o de otros, prevenir problemas técnicos o proteger los derechos de otros como lo requieran los términos y condiciones o la ley; y, x) los demás que sean descritos en las solicitudes de autorización de tratamiento de datos personales.

El contacto y uso de sus datos podrá efectuarse desde el mismo momento en que facilitó sus datos.

La anterior autorización estará vigente hasta su expresa oposición, pudiendo en cualquier momento solicitar a PRAC sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición de los datos facilitados, los cuales podré ejercer contactando a PRAC en el correo electrónico [email protected] o en la línea telefónica 311 522 07 78.

11. Vigencia

Esta política entrará en vigencia el día 31 de octubre de 2018. Las bases de datos de PRAC se conservan por el tiempo necesario para garantizar el cumplimiento de su objeto social, mandato legal y lo que dispongan otras normas sobre retención documental.

12.Cambios en la Política de Tratamiento del Dato

Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento, será comunicado oportunamente a los Titulares mediante la publicación en la página web de PRAC o mediante cominicaciones dirigidas.

13. Solicitud de Autorización para Nuevos Usos

PRAC podrá solicitar autorización expresa del Titular para el uso o circulación de sus datos o información para propósitos diferentes a los expresados en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, para lo cual podrá enviar un correo electrónico al Titular con dicha solicitud.

Se entenderá que la autorización cumple con estos requisitos cuando se manifieste (i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. Esto incluye la solicitud de la autorización mediante registro de audio, audiovisual, así como la aceptación de la presente Política de Tratamiento de Datos por cualquier medio tecnológico que se configure como una conducta inequívoca de aceptación y autorización.